Pengertian dan Tujuan SWOT

Adalah singkatan dari bahasa inggris STRENGTHS (kekuatan), WEAKNESSES ( kelamahan), OPPORTUNUTIES (peluang) dan THREATS ( ancaman). Analisa SWOT berguna untuk menganalisa factor-faktor di dalam organisasi yang memberikan andil terhadap kualitas pelayanan atau satu komponennya sambil mempertimbangkan factor-fator eksternal (luar).

Analisa SWOT sapat dibagikan dalam lima langkah :

1. Menyiapkan sesi SWOT.

2. Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan.

3. Mengidentifikasi kesempatan dan ancaman.

4. Melakukan ranking terhadap kekuatan dan kelemahan.

5. Menganalisis kekuatan dan kelemahan.

Manfaat Analisis SWOT

Meningkatkan pengetahuan dan pemahaman organisasi

Langkah-langkah penerapan

Langkah 1 : Menyiapkan sesi SWOT

• SWOT kemungkinan akan menghabiskan waktu 50 -60 menit.

• Peserta dibagi dalam kelompok dengan meksimum 6 orang per kelompok.

• Dengan menggunakan alat curah pendapat memilih pelayanan atau komponenpelayanan yang akan dianalisa.

• Setiap kelompok membuat sebuah matriks SWOT sesuai dengan contoh.

• Siapkan kartu dan kertas flipchart untuk setiap kelompok.

• Tentukan seorang pencatat. Tugas pencatat adalah mengisi matriks SWOT.

Langkah 2: Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan

• Dengan menggunakan cura pendapat, tulis pada kartu semua kekuatan di dalam organisasi (internal). Kekuatan bias berupa, tenaga trampil, gaji, dadaran. Setelah kartu diidi tempelkan pada kertas flibchart.

• Setelah selesai menyusun kekuatan internal, dengan menggunakan curahan pendapat,daftarkan kelemahan di dalam organisasi (internal) pada kartu lalu ditempelkan pada flipchart.

Langkah 3: Mengidentifikasi kesempatan dan ancaman

• Dengan menggunakan curah pendapat, daftarkan semua kesempatan di luar organisasi (kesempatan ekstern) yang dpat dimanfaatkan untuk meningkatkan pelayanan atau atasi sebuah masalah. Ini bias berupa latihan, tenaga baru, peraturan baru dan seterusnya.

• Dengan menggunakan curah pendapat, buatlah daftar ancaman di luar organisasi (ancaman ekstern) yang dapat menghalangi pemecahan masalah.

Langkah 4 : Melakukan ranking terhadap kekuatan, kelemahan, ancaman dan pelluang

• Dafterkan dalam kolom masing-masing: kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang.

• Buatlah ranking setiap kolom. Yang perlu dipikirkan adalah pentingnya kesempatan / ancaman dan beberapa besar kemungkinan kesempatan / ancaman tersebut memeng akan ada. Begitu juga dengan ancaman peluang.

Langkah 5: Menganalisis kekuatan dan kelemahan

• Masukan kekuatan dan kelemahan masuk matriks SWOT

• Kekuatan diidi sesuai ranking yang telah dekerjakan, kekuatan yang paling besar di atas, yang kurang besar di bawah.

• Setelah kekuatan diisi, disusul dengan kelemahan.

• Masukan kesempatana dan ancaman di dalam kolom.

• Hubungkan kekuatan dan kelemahan sengan kesempatan dan ancaman.

• Kombinasi di mana kekuatan bertemu dengan kesempatan adalah keadaan yang paling positif. Keadaan ini harus dipelihara dengan baik supayatetap ada.

• Kombinasi kelemahan dan ancaman adalah keadaan yang paling negative dan harus dihindari.

• Setiap kombnasi diperiksa ulang kalau memang merupakan jalan kekuar untuk mengurangi kelemahan atau ancaman.